Office & Business Operations Manager

Purpose of the Job

Mit Sitz in Berlin ist der/die Office & Business Operations Manager (m/w/d) das operative Rückgrat der Jebsen Robotics GmbH, eines neu gegründeten Robotics-as-a-Service-(RaaS-)Joint-Ventures in Deutschland. Die Position berichtet an den General Manager, baut die administrativen, gesellschaftsrechtlichen, kaufmännischen, Personal-, IT-, Versicherungs- und Compliance-Prozesse des Unternehmens auf und verantwortet deren laufenden Betrieb. Dabei arbeitet sie eng mit externen Partnern (Steuerberater, Lohnabrechnungsdienstleister, Notar, Versicherer) sowie den Gruppenfunktionen zusammen. Darüber hinaus unterstützt die Position das operative Geschäft durch die Verwaltung von Verträgen, des Roboter-Flottenregisters, der Logistik und des Berliner Showrooms und etabliert einfache, verlässliche Prozesse in einem Start-up-Umfeld.

Responsibilities

•    Verantwortung für die tägliche Büroorganisation: Büromaterial, Facility, Ablage, Post, Schlüssel-/Zutrittsverwaltung, Besprechungen.
•    Administrative Unterstützung des General Managers und des Teams (Termine, Reisen, Spesen, Dokumente); Vertretung bei dessen Abwesenheit.
•    Führung der gesellschaftsrechtlichen Unterlagen der GmbH: Handels-/Transparenzregister, Gesellschafterliste und -beschlüsse, Vollmachten, LoA-Register, Notartermine.
•    Koordination der Finanzadministration mit Steuerberater und Group Finance: Buchhaltung, Rechnungen, Bestellungen, Monatsabschluss, Bank, Weiterbelastungen.
•    Unterstützung bei Fakturierung und Forderungsmanagement (RaaS, Leasing, Kauf) inkl. Mahnwesen.
•    Unterstützung der Personaladministration: Personalakten, Lohnabrechnung, Arbeitszeit, Urlaub/Krankheit, SV- und BG-Meldungen.
•    Koordination von Ein- und Austritten (Verträge, Ausstattung, Zugänge, Einarbeitung); Recruiting-Unterstützung mit Group HR.
•    Verwaltung des Versicherungsportfolios (u. a. D&O, Haftpflicht, Roboter): Policenregister, Verlängerungen, Schäden, Kundenbestätigungen.
•    Führung eines Vertragsregisters (OEM, Kunden, Lieferanten, Service) mit Überwachung von Fristen und Pflichten.
•    Führung des Roboterflotten- und Anlagenregisters (Seriennummern, Standort, Vertrags-/Versicherungsstatus) sowie des Büroinventars.
•    Koordination von Import und Logistik für Roboter und Ersatzteile: Spediteure, Zoll, Lieferplanung.
•    Unterstützung bei Datenschutz (DSGVO) und Compliance: Verarbeitungsverzeichnis, Datenschutzbeauftragter, Aufbewahrung (GoBD), Richtlinien.
•    Koordination des Arbeitsschutzes: Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, Gefährdungsbeurteilung, Erste Hilfe, Brandschutz.
•    Abstimmung mit Group IT und Dienstleistern zu Hardware, Konten, Software.
•    Beschaffung von Bürobedarf und Dienstleistungen, Angebotsvergleich, Freigaben gemäß Zeichnungsbefugnis, Budgetkontrolle.
•    Verantwortung für den Berliner Showroom; Logistik für Messen, Kunden-Events und Besuche.
•    Erstellung regelmäßiger Verwaltungs-, Personal- und Finanzberichte für General Manager und Gruppe; interne Kommunikation und Teamaktivitäten.
•    Aufbau und Verbesserung administrativer Abläufe für ein wachsendes Start-up.

Requirements

•    Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (Betriebswirtschaft, Büromanagement o. Ä.).
•    Verhandlungssichere Deutschkenntnisse zwingend; sehr gute Englischkenntnisse.
•    Mindestens 5 Jahre Erfahrung in Büroadministration, Business Operations oder Office Management; selbstständige Arbeitsweise.
•    Erfahrung in kleinem Büro, Start-up oder schnell wachsendem Team von großem Vorteil.
•    Praxis in deutscher Personal-, Lohn- und Finanzadministration mit externem Steuerberater; DATEV von Vorteil.
•    Kenntnisse in GmbH-Verwaltung, Datenschutz (DSGVO) und Arbeitgeberpflichten wünschenswert.
•    Erfahrung in Versicherungs-, Vertrags-, Zoll- oder IT-/Dienstleisterkoordination von Vorteil.
•    Ausgeprägtes Organisationstalent, Sorgfalt und selbstständiges Priorisieren.
•    Proaktiv, serviceorientiert, hands-on; offen für Routine- und unerwartete Aufgaben.
•    Urteilsvermögen und Diskretion bei Mitarbeiter-, Finanz- und Geschäftsinformationen.
•    Kommunikationsstärke mit lokalen Kollegen, Gruppenfunktionen in Hongkong und Deutschland sowie Dienstleistern.
•    Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
•    Führerschein Klasse B von Vorteil.
•    Bewerber mit weniger Berufserfahrung können als Senior Administration Executive berücksichtigt werden.